Jak utrzymywać nie tylko poprawne, ale i efektywne, relacje w pracy z osobami, z którymi nigdy nie widzimy się twarzą w twarz? Oto jest ważne pytanie w czasach, gdy praca zdalna jest coraz bardziej popularna.

Praca zdalna to praca poza biurem. Pracownik może przychodzić do niego tylko od czasu do czasu. Coraz częściej bywają jednak sytuacje, w których mieszka w innym mieście niż to, w którym znajduje się siedziba pracodawcy, i w ogóle nie pojawia się w biurze.

Możliwość pracy zdalnej oferuje już 60 proc. firm na całym świecie – wynika z badań IWG. Z raportu instytutu Gallupa wynika, że w USA w 2017 roku już 43 proc. pracowników wykonywało pracę zdalną. W Polsce co najmniej jeden dzieńw tygodniu poza biurem spędza 30 proc. pracowników.

Inteligencja wirtualna mile widziana

W związku z rosnącą popularnością pracy zdalnej pojawia się pytanie o relacje międzyludzkie, na linii pracownik – szef, pracownik – kolega z pracy czy pracownik – klient. Upowszechniły się narzędzia do videokonferencji, oraz komunikatory (takie jak np. Slack), co sprawia, że ludzie coraz rzadziej stają oko w oko, by załatwiać sprawy biznesowe.

Problem w tym, że praca zdalna wymaga innego zestawu cech charakteru i umiejętności, niż praca w starym „biurowym” stylu. Pracownik powinien być aktywny, poruszać się w zakresie specyficznych norm i zasad, oraz wykazywać duży stopień zaufania do drugiego, często zupełnie obcego i nigdy nie widzianego, człowieka.

W jaki sposób być dobrym pracownikiem „zdalnym”? Jakie cechy umiejętności i cechy trzeba posiadać? Czy można je wytrenować? Z odpowiedzią na te pytania przyszły na łamach „Harvard Business Review”Barbara Z. Larson, profesor zarządzania z NortheasternD’Amore-McKim School of Business oraz Erin E. Makarius, również professor zarządzania z College of Business Administration na University of Akron. Obie panie przez wiele lat prowadziły badania nad osobami pracującymi zdalnie.

Okazuje się, że najlepsi pracownicy zdalni posiadają coś, co można określić jako “inteligencję wirtualną”. Dwie niezbywalne cechy tej „inteligencji wirtualnej”, to umiejętność komunikowania się poprzez urządzenia elektroniczne w sposób kulturalny, ale efektywny, oraz zaufanie do współpracownika czy klienta.

Praca zdalna – 8 zasad

Według Larson i Makarius, istnieje kilka podstawowych zasad, które należy stosować w pracy zdalnej:

  1. Ustalenie podstawowych zasad komunikacji – Zasady komunikacji powinny być ustalone z góry, na samym początku współpracy (np. w sprawach mało i średnio ważnych i pilnych kontakt przez mail, w sprawach ważnych i pilnych przez Skype).
  2. Ustalenie okresów komunikacji – Okresy komunikacji również powinny być ustalone z góry, aby współpracujące zdalnie osoby mogły uszanować nawzajem swój czas (np. kontakty przez Skype codziennie o 12:00, chyba że pojawiają się sprawy niecierpiące zwłoki).
  3. Zasady dzielenia się informacjami – Należy na samym początku opracować i przećwiczyć sposób dzielenia się ważnymi dokumentami, np. przez Dropbox.
  4. Zdalna socjalizacja – Życie nie składa się z samej pracy, więc dobrze jest od czasu do czasu, również w ramach pracy zdalnej, zagadać o jakimś temacie nie dotyczącym spraw zawodowych, najlepiej za pośrednictwem nieinwazyjnego komunikatora, takiego jak Slack. Oczywiście, nie należy przesadzać i toczyć w nieskończoność dyskusji na temat najnowszego filmu czy albumu rockowego, co rozprasza uwagę i oznacza marnowanie czasu. Nie powinno się także poruszać wątków prywatnych, osobistych (w końcu często nie widzieliśmy na oczy osoby, z którą się kontaktujemy w pracy zdalnej, więc trudno mówić o relacjach koleżeńskich czy przyjacielskich).
  5. Okazywanie charyzmy i „prawdziwego ja” – Warto tryskać entuzjazmem i dobrym humorem, także w kontaktach wirtualnych. Nie warto też udawać kogoś, kim się nie jest, bo prawda może wyjść na jaw podczas spotkania w realu.
  6. Dzielenie się wiedzą i doświadczeniem – Także w pracy zdalnej warto dzielić się ze współpracownikami wiedzą i doświadczeniem, szczególnie jeśli może mieć to wpływ na aktualnie realizowany projekt.
  7. Przejmowanie inicjatywy – Warto wykazywać się inicjatywą, a także zdawać krótkie relacje z wykonywanych zadań. To dobrze wpływa na atmosferę oraz, oczywiście, na postrzeganie pracownika.
  8. Czuwanie on-line – Niestety, ale praca zdalna wymaga zazwyczaj bycia niemal non stop pod mailem i w gotowości do rozmowy przez Skype czy inne komunikatory.
  9. Kulturalna komunikacja zdalna – Porozumiewanie się poprzez Slacka czy e-mail nie oznacza, że można zapomnieć o podstawowych zasadach kultury osobistej. Nie należy być niegrzecznym, opryskliwym, odpisywać jednym słowem na długiego maila z prośbą o wykonanie jakiegoś zdania. Trzeba pamiętać, że po drugiej monitora stronie też jest człowiek.

Zobacz także: Przerwa na papierosa: lepiej odpracować czy zapłacić karę? Jak z paleniem papierosów w czasie pracy może walczyć pracodawca